WRITING A LETTER

от) участниками бизнеса и обычно отправляют через почтовое отделение или

иногда курьером. Деловые письма иногда называют “snail-mail” («почтой-улиткой») (в отличии от электронной почты, которая быстрее).

факс Email – электронная почта

рекламация
Письмо-ответ на рекламацию (претензию)

на письмо-запрос

компании
Письмо-напоминание
Письмо-подтверждение

ПЛАН НАПИСАНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

переговоров, деловое письмо должно быть ясным и кратким. Планируя ваше

письмо, вы сэкономите время на этапе его написания и редактирования. На этапе планирования, задайте себе несколько простых вопросов. Запишите свои ответы для создания набросков, прежде чем начать писать.

более чем одному человеку, а) кого вы не знаете, б)

тому с кем вы знакомы долгое время? - это поможет Вам определить, насколько формальным должно быть деловое письмо. Возможно, Вам предстоит кратко представить себя человеку, если он Вас не знает. Вам также может понадобиться выяснить обновленный адрес и должность получателя. Это также подходящее время, чтобы подтвердить правильность написания имен и фамилий.

письма – получателем (recipient).

(бизнес → бизнес) * business → consumer (бизнес → потребитель) * job

applicant → company (претендент на рабочее место → компания) * citizen → government official (гражданин → государственное должностное лицо) * employer → employee (работодатель → работающий по найму) * staff member → staff member (штатный сотрудник → штатный сотрудник)

понятна из темы и первых нескольких предложений. Вы можете охватывать

более одной темы в письме, но всегда будет одна основная. Определите Вашу основную цель и чего вы хотите достичь.

письма или другую корреспонденцию: to persuade — склонить (к чему-л.) ,

уговорить (на что-л.) to inform — сообщать, информировать, уведомлять to request — просить, обращаться с просьбой to express thanks – выражать благодарность to remind — напоминать, делать напоминание to recommend — рекомендовать, советовать, предлагать to apologize – извиняться to congratulate — поздравлять to reject a proposal or offer — отклонять предложение или оферту to introduce a person or policy – представлять человека или политики to invite or welcome – приглашать или приветствовать to follow up – доводить дело до конца to formalize decisions – формализовать решения

любые даты, адреса, имена, цены, сроки или другую информацию, которая

Вам может понадобиться, прежде чем писать письмо. Тщательно проверьте детали, а не полагайтесь на свою память.

Другие написаны в ответ на письмо, которое было получено ранее.

Перед тем, как начать писать, определите, действительно ли Вам необходимо какое-либо действие или ответ от получателя. Ваш запрос или требования должно быть предельно ясным. В некоторых случаях Вам, возможно, будет необходимо указать срок для ответа. Если Вам требуется ответ, укажите, как получателю связаться с Вами. Укажите эту информацию настолько ясно, насколько возможно. Вы можете предоставить более чем один вариант обратной связи, например, адрес электронной почты, номер телефон и др.

бы Вы организовали свои мысли, если бы Вы обращались к

получателю в живую, а не в письменном виде. Во-первых, Вы бы представили себя. Во-вторых, Вы бы сформулировали проблему или причину. После основного содержания Вашего письма Вы должны включить информацию о том, как с Вами можно связаться. Окончание письма — это место, чтобы выразить признательность, пожелать удачи или выразить сочувствие.

языке лучше всего напечатать текст на конверте. Большинство компьютерных программ

для редактирования текста содержат функции для нанесения разметки, которые значительно облегчают процесс оформления конверта для деловых писем. Все, что вам нужно сделать, это указать используемый размер конверта и ввести необходимую информацию в соответствующих полях.

14 строк 10 см

STAMP
МАРКА

RECEVER’S (INSIDE) ADDRES

АДРЕС ПОЛУЧАТЕЛЯ

SENDER’S ADDRESS

АДРЕС ОТПРАВИТЕЛЯ

WAY OF SANDING

CПОСОБ ОТПРАВКИ

Export Division REGISTRATED Inter Coffe, Inc 116 Sea Harbor Drive Orlando, Florida 35509

Mr. Tadao Price
Aero Space Inc.
103 West 3th Street
New York
NY 10026
USA

хотя некоторые отклонения являются приемлемыми (например, между европейским и североамериканским

деловым письмом). Вот несколько основных принципов: - Используйте форматы A4 (Европейский) или 8,5 x 11 дюймов (Северная Америка) бумаги или бланков; - Используйте поля 2,5 см или 1 дюйм со всех четырех сторон; - Используйте простой шрифт, такие как Times New Roman или Arial; - Используйте размер шрифта 10 – 12 пунктов;

в абзацах; - Двойной отступ между параграфами; - Двойной отступ между последним

предложением и концовкой письма (Sincerely, Best wishes); - Оставьте 4 или 5 отступов для собственноручной подписи; - Сложите письмо втрое (горизонтально) перед помещением его в конверт; - Используйте форматирование без выравнивания с правой стороны;

STYLE
SEMIBLOK (INDENDED) STYLE

полю;
нет отступов в начале абзаца
Full Block style
написанные «в край»

начале абзаца
написанные «в край»
по дате
формула прощания
и подпись
выравниваются

справа

шапка на бланке фирмы располагается либо по центру, либо у

правого края листа;

дата располагается справа

отступы в начале абзацев

и подпись

формула прощания

выравнивается по правому краю

даты написания письма
Inside address Адрес получателя
Аttention Line Конкретный

адрес
Opening Salutation Вступительное обращение
Subject Line Заглавие (тема) письма
Letter Body Основной текст
Complimentary Clause(Closing Salutation) Формулы прощания
Sender’s Company Name Название компании отправителя
Signature Подпись
Enclosures \Copies Указание на приложения или копии
Post Scriptum Постскриптум

Структура делового письма

и только на первой странице письма. 2. Содержит все необходимые сведения

об организации-отправителе * название * род деятельности * адрес * номер телефона/факса(код телекса) * адрес в Интернете * фамилии директоров Если вы пишите письмо на фирменном бланке компании, то адрес писать не нужно. В этом случае указывается только имя отправителя, его должность.

228 3011725 Fax: +49 228 3011755 e-mail: icf@berlin.com

с ограниченной ответственностью (private limited (Ltd) company;


Incorporated (Inc), чьи

акции недоступны для выпуска на свободный рынок

находятся в открытой продаже на фондовой бирже
Joint stock company (JSC)

(акционерная компания, акционерное общество)

Joint stock corporation (JSC)
(акционерная корпорация)

или «/» инициалы исполнителя: АА/bb б. Our ref. – регистрационный номер отправителя Your

ref. – регистрационный номер получателя: Our ref: RT/rt/36 Your ref:JJ/iu/98 * цифры указывают на входящий (Your ref.) или исходящий (Our ref.) номера документа

адресате, или в верхнем правом углу. Форма «День-Месяц-Год» является обычной во

многих странах, однако, чтобы избежать путаницы, Полностью цифровое обозначение дат не рекомендуется во избежание путаницы: Hазвание месяца вместо указания номера месяца (например, June 4th, 2011)

10.02.2015

получателя. Вы также должны корректно указать пол и положения. Используйте

для женщин обращение Ms., а для мужчин — Mr. Используйте Mrs. для женщин только, если Вы на 100% уверены, что она состоит в браке. В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки допустимо обращаться к человеку по имени. Если Вы не знаете имени человека и не можете узнать эту информацию, то Вы можете написать «To Whom It May Concern».

письмо. Воспользуйтесь одним из шаблонов: Hello Mr. Ivanov Dear Sergey Dear Mrs./Ms.

Jones - это формула официального обращения к женщине, если вы не знаете, замужем она, или нет. Dear Sir/Madam - так можно обращаться к совершенно незнакомому человеку. Хотя все специалисты утверждают, что лучше всего узнать имя адресата, чтобы ваше письмо не имело характер простой рассылки.

препинания, по сравнению с русским языком. ″Здравствуйте, Мария Ивановна!″ После

официального обращения ставят запятую, а сам текст письма начинают с новой строки, пропустив одну строку. Если вы обращаетесь к высокопоставленному лицу, то после обращения следует поставить двоеточие, которое подчеркивает официальность: Dear Mr President:

обращения. Кроме того, допустимо вообще не использовать знаки пунктуации. Вот некоторые

наиболее часто встречающиеся способы обращения: Dear Mr Gates, Dear Ms Froster, Dear Steve Jobs: Dear Editor-in-Chief:  (главный редактор) Dear Valued Customer (уважаемы клиент, стандартная форма обращения к клиенту)

или официальном обращении к мужчинам в привилегированной среде, а также

к незнакомым собеседникам, публике, аудитории) Dear Madam (Уважаемая мадам / госпожа) Dear Sir, (Уважаемый сэр / господин) Dear Sirs  (Если вы обращаетесь к компании в целом, а не к определенному человеку в компании.) Gentlemen: (формальное обращение к двум и более мужчинам)

в начале письма обязательно следует представиться, указав свое полное имя

и должность. Например: I am Olga Petrenko, a Vice-president of GBH Company. - Я, Ольга Петренко, вице-президент компании GBH.

его за предыдущее послание. Например: Thank you for your message. -

Спасибо за Ваше сообщение. Thank you for your quick response. - Спасибо за Ваш быстрый ответ. Thank you very much for sending me the catalogue. - Большое спасибо за то, что отправили мне каталог.

со слов "I am writing to you to ..." Правила

оформления делового письма на английском языке диктуют следующее: - Письмо следует структурировать, разбив на абзацы. В письме четко указываются причины обращения. Обычно достаточно трех абзацев, чтобы изложить свою проблему. - Не допускается использование красной строки, или отступа.

внимание или за будущее исполнение вашей просьбы: Thank you for

your time. Thank you in advance. Thank you for your prompt help... - В завершение всего письмо следует подписать следующим образом: отступив четыре строки от основного текста, напишите свое полное имя, укажите должность и оставьте контактные данные. Например, Olga Petrenko Vice-president GBH Company Tel.: 555-55-55 E-mail: ХХХХХ@mail.ru

SW4 9HX
Great Britain
Ref: JR/ct
Dear Sirs,
We have read an

article in “Office News” about your range of visible record system filing cabinets. We are interested in introducing a modern filing system in our main office.
Please send us price list and catalogues of your manual and electronic data processing systems, quoting your price f.o.b. London if possible. We are particularly interested in type TW37, so we would be grateful if you would enclose more detailed information about this particular model.
We look forward to hearing from you soon.

Yours faithfully,

J. Rodriguez,
Office Manager

имя получателя:
Когда Вы знаете имя получателя:
Когда Вы пишете хорошему другу

или коллеге:

:Когда письмо адресовано целому отделу или многим получателям

Yours sincerely

Dear Sir …
Dear Madam …
Dear Sir or Madam …

Dear Mr Thomson…
Dear Mrs Thomson…
Dear Miss Thomson…
Dear Ms Thomson…

Dear John…

Best wishes / Best regards

Dear Sirs…

Yours faithfully

тон. * Задавайте вопросы прямо. * Дважды проверьте правильность пола и написание

имен и фамилий. * Используйте по возможности действи-тельный залог. * Используйте вежливые формы (would вместо will). * Всегда упоминайте себя как «I» (Я). Не используйте “we” (мы) до того момента, пока не ясно кто под этим подразумевается

забудьте указать дату. Форма «День-Месяц-Год» является обычной во многих странах,

однако, чтобы избежать путаницы, напишите название месяца вместо указания номера месяца (например, June 4th, 2011)